Openbaarheidsparagraaf
Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (hierna: Woo) in werking getreden. De Woo heeft tot doel overheden transparanter te maken. In de openbaarheidsparagraaf dient aandacht te worden besteed aan de uitvoering van de Woo, mede in relatie tot de beleidsvoornemens.
In deze paragraaf gaan we in op:
- Actieve openbaarmaking;
- Passieve openbaarmaking;
- Verbetering van informatiehuishouding.
Actieve openbaarmaking
Actieve openbaarmaking betreft het openbaar maken van informatie uit eigen beweging. De Woo bevat een aantal informatiecategorieën die actief openbaar gemaakt moeten worden. Dit onderdeel is in 2022 nog niet in werking getreden. Het was niet verplicht om (één van deze) informatiecategorieën actief openbaar te maken.
Eén van de openbaar te maken categorieën betreft Woo-verzoeken, inclusief de schriftelijke beslissingen op die verzoeken en de daarbij verstrekte informatie. Wij hebben deze informatie op de website van de gemeente geplaatst, zodat eenieder hiervan kennis kan nemen.
In de begroting voor 2023 zijn voor het eerst beleidsvoornemens opgenomen vanwege de verplichting uit de Woo. Op deze beleidsvoornemens zal in de programmarekening van 2023 worden ingegaan.
Passieve openbaarmaking
Passieve openbaarmaking betreft het openbaar maken van informatie nadat hierom is verzocht. Dit wordt een Woo-verzoek genoemd. In 2022 hebben wij de Woo geïmplementeerd.
In de begroting voor 2023 zijn voor het eerst beleidsvoornemens opgenomen vanwege de verplichting uit de Woo. Op deze beleidsvoornemens zal in de programmarekening van 2023 worden ingegaan.
Verbetering van informatiehuishouding
Veel informatie van de gemeente Den Helder komt voort uit haar werkprocessen, zoals het ontvangen van een aanvraag, het verlenen van een vergunning en het afsluiten van een overeenkomst met een leverancier. Daarbij is het de uitdaging om digitale informatie goed te ordenen en centraal en duurzaam te bewaren, te beheren en te ontsluiten. Een informatiehuishouding die op orde is, is belangrijk om ons te kunnen blijven verantwoorden tegenover onze inwoners.
Richtlijnen Informatiebeleid
De scope van informatiebeheer is niet gelimiteerd tot het zaaksysteem, maar bestrijkt alle informatie houdende applicaties en netwerkschijven.
De gemeente gebruikt primair het zaaksysteem voor het archiveren van archiefbescheiden.
De gemeente hanteert het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden en streeft ernaar te voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit de Archiefwet.
Informatiesystemen richtlijnen informatiebeleid
We steven naar zo min mogelijk informatiesystemen. Bij een wens voor een nieuwe applicatie wordt eerst gekeken naar wat al beschikbaar is en wat daarmee de mogelijkheden zijn.
Bij de aanschaf van nieuwe applicaties wordt gekozen voor standaardfunctionaliteiten dus geen maatwerk, inclusief de vernietigingsfunctie als een eis.
Processen, applicaties en gegevensbronnen binnen de organisatie krijgen een eigenaar: hij/zij krijgt hiermee de verantwoordelijkheid voor o.a. de kwaliteit, betrouwbaarheid, veiligheid en compleetheid.
De Monitor Digitale Informatie
De gemeente heeft een paar keer de Monitor van digitale en fysieke informatie uitgevoerd onder begeleiding van het Regionaal Archief Alkmaar. Als gemeente krijgen wij met de Monitor Papieren/Digitale Informatie inzicht in de risico's, omvang en kosten van het beheer van informatie, de over te brengen of, mogelijk, uit te plaatsten archiefblokken. Deze Monitor hielp ons te onderbouwen welke informatie met welke prioriteit moet worden overgebracht.
Archiveren gemeentelijke accounts sociale-media
De gemeentelijke organisatie maakt met eigen accounts gebruik van diverse sociale-mediakanalen. Deze accounts moeten gearchiveerd worden. In 2022 werd marktonderzoek uitgevoerd naar een archiveringstool.
Functionaliteit voor anonimiseren documenten
Digitale oplossing voor het slim, snel én veilig anonimiseren van documenten ihkv. AVG. Deze functionaliteit is in 2022 aangeschaft.
Inventarisatie tekstberichten, zoals sms- en Whatsapp -berichten
Het gebruik van berichtenapps en tekstberichten binnen de overheid is snel toegenomen. Berichtenapps worden gebruikt om snel informatie uit te wisselen in chatberichten. In het kader van nieuwe Wet open overheid en de Archiefwet moeten deze berichten goed beheerd en gearchiveerd worden.
In 2022 is de eerste inventarisatie naar het gebruik van de chat- en tekstberichten, met welk doel en hoe worden ze beheerd, uitgevoerd.
E-mailarchivering
In 2022 heeft de gemeente besloten niet aan te sluiten bij de Selectielijst e-mailbewaring gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2022 (VNG) en het archiveren van e-mails in het huidige zaaksysteem te hanteren. VNG is op de hoogte gesteld.
E-mailarchivering functionarissen met sleutelfuncties.
In 2022 is de wijze van het archiveren van e-mails van het bestuur geïnventariseerd. Naar aanleiding van uitkomsten werd een plan van aanpak gemaakt om de archivering van e-mails te bevorderen.
In de begroting voor 2023 zijn voor het eerst beleidsvoornemens opgenomen vanwege de verplichting uit de Woo. Op deze beleidsvoornemens zal in de programmarekening van 2023 worden ingegaan.